Wat kun je verwachten van een vertrouwenspersoon als medewerker?

Als medewerker kun je bij een vertrouwenspersoon terecht met alles wat te maken heeft met ongewenst gedrag op het werk, zoals pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie of een onveilig gevoel in je werkomgeving. De vertrouwenspersoon luistert naar je verhaal, helpt je je situatie te verhelderen en denkt met je mee over mogelijke stappen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de rol van de vertrouwenspersoon, zodat je precies weet wat je kunt verwachten.

Wat mag je in vertrouwen bespreken met een vertrouwenspersoon?

Bij een vertrouwenspersoon kun je alles bespreken dat te maken heeft met psychosociale arbeidsbelasting op de werkvloer. Denk aan situaties van pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie, geweld of een combinatie daarvan. Ook als je je onveilig voelt zonder dat je precies kunt benoemen waarom, ben je welkom. Er is geen minimumdrempel voor wat “erg genoeg” is.

De vertrouwenspersoon is er niet alleen voor schrijnende of ernstige gevallen. Soms wil je gewoon je situatie toetsen bij iemand die er neutraal in staat. Misschien twijfel je of wat je meemaakt wel als grensoverschrijdend gedrag telt, of wil je weten welke opties je hebt voordat je verdere stappen zet. Al die gesprekken zijn welkom.

Wat je niet bij de vertrouwenspersoon kwijt kunt, zijn arbeidsrechtelijke conflicten over salaris, ontslag of arbeidsomstandigheden die niets met ongewenst gedrag te maken hebben. Daarvoor zijn andere kanalen, zoals HR of een bedrijfsjurist, beter geschikt.

Hoe verloopt een gesprek met een vertrouwenspersoon?

Een gesprek met een vertrouwenspersoon verloopt altijd op jouw tempo en op jouw initiatief. Je neemt zelf contact op, je bepaalt wat je deelt en je beslist zelf welke vervolgstappen je eventueel wilt zetten. De vertrouwenspersoon luistert, stelt vragen om je situatie beter te begrijpen en helpt je je gedachten te ordenen.

In de praktijk ziet een eerste gesprek er vaak zo uit:

• Kennismaking en uitleg: de vertrouwenspersoon legt uit hoe de gesprekken werken en wat vertrouwelijkheid precies inhoudt.
• Jouw verhaal: je vertelt wat er speelt, zonder dat je alles al op een rijtje hoeft te hebben.
• Verkenning van opties: samen kijk je welke stappen mogelijk zijn, van informeel gesprek tot formele klachtprocedure.
• Jouw keuze: de vertrouwenspersoon adviseert, maar beslist nooit voor je. Jij houdt de regie.

Een gesprek kan eenmalig zijn, maar ook uit meerdere sessies bestaan als de situatie dat vraagt. De vertrouwenspersoon kan je ook begeleiden als je besluit een formele klacht in te dienen, maar is daarbij altijd jouw steun, niet de scheidsrechter.

Is wat je vertelt echt vertrouwelijk?

Ja, wat je deelt met een vertrouwenspersoon is strikt vertrouwelijk. De vertrouwenspersoon mag zonder jouw uitdrukkelijke toestemming niets doorvertellen aan je leidinggevende, HR of de werkgever. Dit geldt ook als de werkgever zelf de vertrouwenspersoon heeft aangesteld. Vertrouwelijkheid is de absolute randvoorwaarde voor de functie.

Er zijn twee uitzonderingen die je moet kennen. Ten eerste: als jij zelf besluit dat informatie gedeeld mag worden, kan de vertrouwenspersoon dat doen namens jou. Ten tweede: in situaties van acuut gevaar voor jou of anderen kan een vertrouwenspersoon in uiterste gevallen afwijken van de vertrouwelijkheidsplicht. In de praktijk is dit een zeer hoge drempel en zal de vertrouwenspersoon dit altijd eerst met jou bespreken.

Wat een vertrouwenspersoon wel mag doen, is geanonimiseerde signalen en patronen terugkoppelen aan de werkgever. Als meerdere medewerkers vergelijkbare ervaringen melden, kan de vertrouwenspersoon de werkgever adviseren om het beleid aan te scherpen, zonder daarbij herleidbare informatie te delen. Zo draagt de vertrouwenspersoon bij aan een veiliger werkklimaat voor iedereen.

Wat kan een vertrouwenspersoon wél en niet voor je doen?

Een vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, begeleiding en advies. Wat de vertrouwenspersoon niet doet, is een oordeel vellen, een onderzoek instellen of beslissingen nemen namens jou of de organisatie. Het is geen klachtencommissie en geen rechter.

Wat een vertrouwenspersoon voor je kan doen

• Je verhaal aanhoren zonder oordeel
• Je helpen je situatie te verhelderen en je gevoelens te benoemen
• Informatie geven over mogelijke stappen en procedures
• Je begeleiden bij het aanvragen van een formeel klachttraject
• Je doorverwijzen naar andere hulpverleners of instanties als dat beter past
• Je ondersteunen bij een gesprek met een leidinggevende of HR, als je dat wilt

Wat een vertrouwenspersoon niet voor je kan doen

• Een officieel onderzoek instellen naar de beschuldigde partij
• Sancties opleggen aan collega’s of leidinggevenden
• Jou juridisch vertegenwoordigen
• Informatie doorspelen zonder jouw toestemming
• Arbeidsrechtelijke conflicten oplossen die losstaan van ongewenst gedrag

Wanneer schakel je een vertrouwenspersoon in versus HR of een leidinggevende?

Schakel een vertrouwenspersoon in als je te maken hebt met ongewenst gedrag op de werkvloer en eerst in alle vertrouwelijkheid wilt praten, zonder dat er meteen actie wordt ondernomen. HR en leidinggevenden hebben een organisatiebelang en zijn niet gebonden aan dezelfde vertrouwelijkheidsplicht als een vertrouwenspersoon.

Een handig onderscheid om te onthouden:

• Vertrouwenspersoon: als je ongewenst gedrag ervaart, je situatie wilt toetsen of nog niet weet welke stap je wilt zetten. Volledig vertrouwelijk, geen verplichte actie.
• HR: als je een formele klacht wilt indienen of als het gaat om arbeidsrechtelijke zaken zoals contracten, salaris of verzuim. HR rapporteert aan de organisatie.
• Leidinggevende: als het gaat om werkinhoudelijke problemen, taakverdeling of teamsamenwerking waarbij geen sprake is van grensoverschrijdend gedrag.

Twijfel je? Begin bij de vertrouwenspersoon. Je kunt altijd alsnog besluiten om HR of je leidinggevende erbij te betrekken, maar omgekeerd is het moeilijker om een gesprek terug te draaien.

Wat zijn je rechten als je een vertrouwenspersoon raadpleegt?

Als je een vertrouwenspersoon raadpleegt, heb je het recht op een vertrouwelijk gesprek zonder dat dit gevolgen heeft voor je positie in de organisatie. Je werkgever mag jou niet benadelen omdat je gebruik hebt gemaakt van de vertrouwenspersoon. Dit is verankerd in de zorgplicht die werkgevers hebben op grond van de Arbowet.

Concreet betekent dit:

• Je hebt recht op anonimiteit tegenover je werkgever, tenzij je zelf anders kiest.
• Je bepaalt zelf of en welke vervolgstappen worden gezet.
• Je kunt op elk moment stoppen met de begeleiding.
• Je mag vragen om doorverwijzing naar een andere vertrouwenspersoon als je daar behoefte aan hebt.
• Je hebt recht op eerlijke behandeling: een melding bij de vertrouwenspersoon mag nooit leiden tot negatieve consequenties in je werk.

De Arbowet verplicht werkgevers om te zorgen voor een veilige werkomgeving en beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting. Een vertrouwenspersoon aanstellen is daarvoor een veelgebruikt en aanbevolen middel, maar het is ook jouw recht als medewerker om daar gebruik van te maken. Heb je het gevoel dat je wordt benadeeld nadat je een vertrouwenspersoon hebt ingeschakeld? Dan is het verstandig om juridisch advies in te winnen.

Hoe wij helpen met een vertrouwenspersoon voor jouw organisatie

Bij Amplooi werken we met gecertificeerde vertrouwenspersonen die zijn aangesloten bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV). Dat keurmerk garandeert dat onze vertrouwenspersonen voldoen aan de hoogste professionele en ethische standaarden. We bieden organisaties een complete, laagdrempelige aanpak:

• Een vaste, gecertificeerde vertrouwenspersoon die beschikbaar is voor al je medewerkers
• Snelle bereikbaarheid zodat medewerkers niet lang hoeven te wachten op een eerste gesprek
• Een jaarlijkse rapportage met geanonimiseerde signalen en trends, zodat jij als werkgever zicht houdt op de sociale veiligheid in je organisatie
• Een interne communicatiekit voor een soepele introductie van de vertrouwenspersoon binnen je team
• Aanvullende ondersteuning via onze bredere HR-diensten, zoals mediation en bedrijfsmaatschappelijk werk

Of je nu voor het eerst een vertrouwenspersoon zoekt of een bestaand beleid wilt versterken: wij denken graag met je mee. Bekijk ons aanbod op de pagina over de vertrouwenspersoon of neem vrijblijvend contact met ons op. We staan voor je klaar via amplooi.nl.

Dit artikel biedt algemene informatie over de rol van de vertrouwenspersoon. Heb je specifieke vragen over jouw situatie of organisatie? Neem dan contact op met Amplooi of een juridisch adviseur voor persoonlijk advies.

Gerelateerde artikelen

• Wie mag een arbeidsdeskundig onderzoek aanvragen?
• Welke informatie verzamelt een arbeidsdeskundige?
• Welke stappen neem je bij langdurig verzuim?
• Aan welke voorwaarden moet je voldoen voor re-integratie subsidie?
• Welke trainingen helpen bij re-integratie?