Netjes afscheid nemen

Stap 1. Neem tijd voor het persoonlijke gesprek
Hiermee bedoelen we dat je een goed gesprek voert waarin je de situatie duidelijk uitlegt, vertelt wat het concreet voor je medewerker betekent en de medewerker de mogelijkheid biedt om vragen te stellen en diens gevoelens te uiten. Hiermee bied je helderheid en zorg je voor respectvolle communicatie.

Stap 2. Bied een transitiepakket
Een transitiepakket is toolbox gevuld met middelen en diensten, om de medewerker te ondersteunen bij de overgang naar een nieuwe baan. Dat zou o.a. moeten bestaan uit outplacementbegeleiding, waarbij je medewerker persoonlijke coaching oh loopbaanadvies krijgt van een professionele coach met een mensgerichte aanpak. Daarnaast kan een relevante cursus of training de kansen vergroten evenals een EVC traject, waarin ervaring via verworven competenties in een diploma worden omgezet.

Stap 3. Kies voor op maat gemaakte ondersteuning
Een one size fits all aanpak voor outplacement bestaat niet! Kies bij het samenstellen van het transitiepakket voor gepersonaliseerde diensten die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van jouw medewerker. Of het nu gaat om een persoonlijk zoekprofiel om toe zien dat de volgende baan een droombaan is of professionele hulp bij het updaten en verbeteren van het CV en LinkedIn profiel, of oefensessies voor sollicitatiegesprekken, inclusief feedback en tips om zelfverzekerd over te komen. Alles is mogelijk, maar niet alles is nodig. Jouw medewerker is er bij gebaat om zich alleen te richten op wat écht helpt richting een nieuwe baan, op een manier die werkt voor jouw medewerker.

Stap 4. Vier openlijk de door jouw medewerker geleverde prestaties
Dit kun je doen met een mooie Aanbeveling op LinkedIn, maar ook nog steeds met officiële documenten die de prestaties en vaardigheden van de medewerker bevestigen, zoals met een getuigschrift of aanbevelingsbrief.

Stap 5. Maak emotionele ondersteuning mogelijk
Het verlies van een baan heeft een vergelijkbare impact als het verlies van dierbare. Hulp en begeleiding bij de emotionele impact van het verlies van een baan is wenselijk en in sommige gevallen zelfs noodzakelijk. En hoewel je het verwerkingsproces kan ondersteuning, ben je als werkgever waarschijnlijk niet je juiste persoon om hulp en begeleiding te bieden. Maar je kunt het wel faciliteren, bijvoorbeeld door toegang te bieden tot psychologische en emotionele ondersteuning van een counselor, coach of psycholoog of door een sessie in te kopen met een loopbaancoach om toekomstgerichte stappen te zetten.

Stap 6. Faciliteer of organiseer een Informele afscheidsbijeenkomst
Zorg voor een informele gelegenheid voor collega's en leidinggevenden om afscheid te nemen en de medewerker te bedanken. Denk aan een borrel of lunch, waar zo veel mogelijk collega’s de kans krijgen om persoonlijk afscheid te nemen en hun waardering te uiten. Dit is fijn voor zowel de vertrekkende als achterblijvende medewerkers.

Stap 7. Zorg voor continue en transparante communicatie
Voor zowel overdracht en bedrijfscontinuïteit als voor het verwerken van het naderende vertrek, is het van belang om open en regelmatig met de medewerker te blijven communiceren tijdens het hele proces. Bijvoorbeeld over het verloop van de outplacementbegeleiding en overige hier opgesomde stappen, maar ook over de afbouw en overdracht van de werkzaamheden voor jouw organisatie.   Het is fijn als je medewerker hiervan één aangewezen contactpersoon heeft. In veel gevallen is het goed hiervoor iemand anders dan de leidinggevende aan te wijzen.

Stap 8. Lever de nodige nazorg

Tot slot is het voor beide partijen prettig als er nog follow-up plaatsvindt na het vertrek om te zorgen dat het goed gaat met de medewerker.  Denk aan een persoonlijk of telefonisch gesprek enkele weken na het vertrek om te zien hoe het gaat en of er nog aanvullende ondersteuning nodig is. Maar misschien is jouw vertrekkende medewerker ook wel gebaat coaching in de vorm van enkele sessies bij het starten in een nieuwe werkomgeving.