Integriteitskwesties op het werk: wanneer kun je terecht bij een vertrouwenspersoon?

Bij integriteitskwesties op het werk kun je terecht bij een vertrouwenspersoon zodra je te maken krijgt met ongewenst gedrag, een ethisch dilemma of een situatie waarin je je niet veilig voelt om dit intern bespreekbaar te maken. De vertrouwenspersoon biedt een veilige, vertrouwelijke plek om je verhaal te doen en samen te kijken welke stappen passen bij jouw situatie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de rol van de vertrouwenspersoon en wanneer je deze het best kunt inschakelen.

Wat valt er precies onder integriteitskwesties op het werk?

Integriteitskwesties op het werk zijn situaties waarbij waarden als eerlijkheid, rechtvaardigheid en respectvol gedrag in het geding zijn. Denk aan ongewenst gedrag zoals pesten, intimidatie of discriminatie, maar ook aan vermoedens van fraude, misbruik van vertrouwelijke informatie of het schenden van bedrijfsregels. Kortom: alles waarbij iemand het gevoel heeft dat er iets niet klopt en dat dit niet door de beugel kan.

In de praktijk gaat het om een breed spectrum aan situaties. Aan de ene kant vind je vormen van ongewenst gedrag op het werk die direct gericht zijn op een persoon, zoals:

• Pesten of treiteren door collega’s of leidinggevenden
• Seksuele intimidatie of ongewenste toenadering
• Agressie of verbaal geweld
• Discriminatie op basis van afkomst, geslacht, leeftijd of geloofsovertuiging

Aan de andere kant zijn er kwesties die de organisatie als geheel raken, zoals het vermoeden dat een collega fraudeert, dat regels structureel worden omzeild of dat er sprake is van een belangenconflict. Beide categorieën kunnen een flinke impact hebben op je werkplezier, je gezondheid en het vertrouwen binnen het team. Precies daarom is het belangrijk te weten waar je met zulke zorgen naartoe kunt.

Wat doet een vertrouwenspersoon precies?

Een vertrouwenspersoon is een onafhankelijk aanspreekpunt binnen of buiten de organisatie waar medewerkers terechtkunnen met klachten over ongewenst gedrag of integriteitskwesties. De vertrouwenspersoon luistert, geeft informatie over mogelijke vervolgstappen en begeleidt de medewerker daarin, maar neemt geen beslissingen over en voor diegene. Vertrouwelijkheid staat daarbij altijd centraal.

De rol van de vertrouwenspersoon is breder dan veel mensen denken. Naast deze opvangfunctie heeft de vertrouwenspersoon ook een signalerende en adviserende taak. Wanneer bepaalde patronen of thema’s vaker terugkomen in gesprekken, kan de vertrouwenspersoon de werkgever hierover adviseren, zonder daarbij herleidbare informatie over individuen te delen. Zo draagt de vertrouwenspersoon bij aan het verbeteren van de sociale veiligheid in de hele organisatie.

Concreet kun je bij een vertrouwenspersoon terecht voor:

• Een vertrouwelijk gesprek over wat je meemaakt
• Informatie over interne en externe klachtprocedures
• Begeleiding bij het bespreekbaar maken van een situatie
• Doorverwijzing naar andere hulpverleners of instanties
• Advies over hoe je zelf kunt handelen

Wat de vertrouwenspersoon niet doet: oordelen, partij kiezen of zelfstandig actie ondernemen zonder jouw toestemming. Jij bepaalt het tempo en de richting.

Wanneer is het de juiste stap om een vertrouwenspersoon te benaderen?

Het juiste moment om een vertrouwenspersoon in te schakelen is zodra je je onveilig, ongemakkelijk of onzeker voelt over een situatie op het werk en je dit niet makkelijk bespreekbaar kunt maken bij je leidinggevende of HR. Je hoeft geen “bewijs” te hebben of zeker te zijn van je zaak. Een eerste gesprek is altijd vrijblijvend en vertrouwelijk.

Veel mensen wachten te lang, omdat ze twijfelen of hun situatie “ernstig genoeg” is. Maar de drempel is bewust laag gehouden. Je kunt al contact opnemen als je:

• Je regelmatig onprettig of onveilig voelt op het werk
• Getuige bent van ongewenst gedrag richting een collega
• Een vermoeden hebt van fraude of een andere integriteitsschending
• Niet weet hoe je een situatie bespreekbaar moet maken
• Eerder een klacht hebt ingediend maar niet weet wat de volgende stap is

Een gesprek met de vertrouwenspersoon is geen formele klacht. Je verkent samen wat er speelt en wat jij nodig hebt. Daarna kun je zelf beslissen of en hoe je verdere stappen zet. Dat maakt de drempel laag en de keuze helemaal aan jou.

Hoe verloopt een gesprek met een vertrouwenspersoon?

Een gesprek met een vertrouwenspersoon begint altijd met luisteren. De vertrouwenspersoon stelt open vragen, geeft je de ruimte om je verhaal te doen en oordeelt niet. Daarna bespreek je samen welke informatie of opties relevant zijn voor jouw situatie, zonder dat er direct actie wordt ondernomen tenzij jij dat wilt.

In de praktijk verloopt zo’n gesprek doorgaans langs een paar herkenbare stappen:

1. Intake en verkenning: Je vertelt wat er speelt. De vertrouwenspersoon luistert en stelt verduidelijkende vragen.
2. Informatieverstrekking: De vertrouwenspersoon legt uit welke mogelijkheden er zijn, zoals een informeel gesprek, een formele klacht of doorverwijzing.
3. Ondersteuning bij keuze: Samen kijk je welke stap het beste bij jou en jouw situatie past.
4. Eventuele begeleiding: Als je kiest voor verdere stappen, kan de vertrouwenspersoon je daarin begeleiden of ondersteunen.

Elk gesprek valt onder strikte geheimhouding. De vertrouwenspersoon deelt niets met de werkgever, HR of collega’s zonder jouw expliciete toestemming. Dit geldt ook als de werkgever zelf vraagt wat er besproken is. Die onafhankelijkheid is de basis van vertrouwen.

Wat is het verschil tussen een interne en externe vertrouwenspersoon?

Een interne vertrouwenspersoon is iemand die in dienst is van de organisatie zelf en deze rol naast of als onderdeel van zijn of haar functie vervult. Een externe vertrouwenspersoon is een onafhankelijke professional van buiten de organisatie. Het belangrijkste verschil zit in de mate van onafhankelijkheid en de drempel die medewerkers ervaren om contact op te nemen.

Voordelen van een interne vertrouwenspersoon

Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie, de cultuur en de mensen. Dat kan het gesprek laagdrempeliger maken. Nadeel is dat medewerkers soms twijfelen of deze persoon werkelijk onafhankelijk kan opereren, zeker als het gaat om situaties die de directie of het management betreffen.

Voordelen van een externe vertrouwenspersoon

Een externe vertrouwenspersoon staat volledig buiten de organisatie. Dat geeft medewerkers meer zekerheid over de vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid, zeker bij gevoelige of complexe kwesties. Externe vertrouwenspersonen zijn vaak gecertificeerd, zoals via de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV), wat een extra waarborg geeft voor kwaliteit en professionaliteit. Voor veel organisaties is een externe vertrouwenspersoon dan ook de meest betrouwbare keuze, juist omdat de drempel voor medewerkers lager is.

Zijn werkgevers verplicht een vertrouwenspersoon aan te stellen?

Werkgevers zijn op basis van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) verplicht om beleid te voeren gericht op het voorkomen en aanpakken van psychosociale arbeidsbelasting (PSA), waaronder ongewenst gedrag op het werk. Hoewel de wet niet altijd met zoveel woorden een vertrouwenspersoon voorschrijft, wordt het aanstellen van een vertrouwenspersoon gezien als een effectieve en gangbare manier om aan deze zorgplicht te voldoen.

In de praktijk betekent dit dat de werkgever aantoonbaar moet maken dat er een beleid is dat werkt. Een vertrouwenspersoon is daarin een concrete en zichtbare maatregel. Zonder een duidelijk aanspreekpunt voor medewerkers is het lastig om te laten zien dat de organisatie serieus werk maakt van een veilige werkomgeving.

Naast de wettelijke kant is er ook een praktisch argument: organisaties met een vertrouwenspersoon signaleren problemen eerder, kunnen sneller ingrijpen en voorkomen daarmee dat situaties escaleren. Een melding bij de vertrouwenspersoon is ook een signaal dat het beleid misschien versterking nodig heeft. Zo draagt de vertrouwenspersoon bij aan een cultuur van openheid en sociale veiligheid, wat uiteindelijk iedereen ten goede komt.

Hoe Amplooi helpt bij integriteitskwesties op het werk

Wij bij Amplooi begrijpen dat integriteitskwesties op het werk gevoelig liggen en dat medewerkers een veilig, vertrouwd aanspreekpunt nodig hebben. Daarom bieden wij organisaties toegang tot gecertificeerde externe vertrouwenspersonen die zijn aangesloten bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV). Dat geeft zowel werkgevers als medewerkers de zekerheid van kwaliteit en echte onafhankelijkheid.

Wat wij bieden:

• Een LVV-gecertificeerde externe vertrouwenspersoon als vast aanspreekpunt voor jouw organisatie
• Vertrouwelijke opvang en begeleiding bij meldingen over ongewenst gedrag of integriteitsschendingen
• Signalering van patronen en gevraagd en ongevraagd advies aan de werkgever, zonder herleidbare informatie
• Een jaarrapportage waarmee je als werkgever zicht houdt op thema’s en trends binnen je organisatie
• Snelle opstart en persoonlijke begeleiding van begin tot eind

Of je nu zoekt naar een externe vertrouwenspersoon voor je bedrijf of wilt weten welke diensten wij verder bieden op het gebied van sociale veiligheid en duurzame inzetbaarheid: wij denken graag met je mee. Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij het creëren van een veilige en integere werkomgeving. Of bezoek amplooi.nl voor meer informatie.

Gerelateerde artikelen

• Kan een werknemer een arbeidsdeskundig onderzoek weigeren?
• Wat zijn de beste methoden voor burn-out re-integratie?
• Waarom mislukken re-integratietrajecten?
• Hoeveel betaal je voor professionele re-integratie?
• Hoe pak je re-integratie aan in het MKB?