3 tips voor het voeren van een frequent verzuimgesprek

Binnen elk bedrijf zijn werknemers wel eens afwezig, een griep of verkoudheid overkomt immers iedereen. Dit noemen we kort verzuim en vereist geen actie vanuit de werkgever. Wanneer er echter sprake is van frequent verzuim, moet je hier als werkgever wel voldoende aandacht aan geven. We spreken van frequent verzuim als een werknemer zich meer dan drie keer per jaar ziek meldt. Frequent verzuim kan veel kosten met zich meebrengen en dit wil je als werkgever natuurlijk voorkomen. Het is dan verstandig om een frequent verzuimgesprek te voeren met je werknemer. In deze blog delen we een aantal tips over hoe je dit het beste kunt aanpakken.

Wat is frequent verzuim?

In Nederland melden werknemers zich gemiddeld twee keer per jaar ziek. Wanneer het aantal ziekmeldingen van een werknemer hier bovenuit komt, spreken we van frequent verzuim. Hierbij gaat het dus om werknemers die zich drie keer of vaker per jaar afmelden. Frequent verzuim heeft verschillende oorzaken. Zo kan er bijvoorbeeld sprake zijn van een hoge werkdruk en stress, een nonchalante werkhouding of pesten op de werkvloer. Als werkgever is het verstandig om dit te onderzoeken en de reden voor het verzuim te achterhalen. Alleen op die manier kun je iets doen aan het verzuim en zorgen dat de werknemer zich minder vaak afmeldt.

De kosten van frequent verzuim kunnen snel en hoog oplopen. Zo kost een zieke werknemer gemiddeld zo’n 260 euro per dag. Tijdens het verzuim betaal je deze persoon door, moet je vervanging zoeken voor de werkzaamheden en leid je wellicht omzetverlies. Daarnaast kun je ook te maken krijgen met kosten voor verzuimbegeleiding en het opnieuw integreren van de werknemer. Door op tijd aandacht te besteden aan frequent verzuim kun je als werkgever veel kosten besparen.

Als een werknemer zich frequent ziek meldt, is het verstandig om het gesprek aan te gaan. Op die manier kun je de oorzaak van het verzuim achterhalen en mogelijk een oplossing vinden. Onderstaand vind je drie tips die je helpen bij het voeren van een succesvol verzuimgesprek.

1. Breng de feiten en gevolgen in kaart

Start het frequent verzuimgesprek door eerst de feiten boven tafel te krijgen. Breng samen met de werknemer het verzuim in kaart: wanneer, hoe vaak en hoe lang is de werknemer ziek geweest in de afgelopen periode? En welke gevolgen heeft dat gehad op de werkvloer, voor collega’s en het bedrijf? Schets het probleem wat ontstaat door het verzuim en geef aan hoe het bedrijf hiermee omgaat. Door dit op een rijtje te zetten, krijg je beiden een goed beeld van het verzuim en de gevolgen ervan.

2. Onderzoek de oorzaak van het verzuim

Wanneer je het verzuim goed in kaart hebt gebracht, is de volgende stap het achterhalen van de oorzaak ervan. Deze kan werkgerelateerd, maar ook privé zijn. Het is aan de werknemer om hier meer over te vertellen. Vraag bijvoorbeeld wat de werkgever zelf vindt van het verzuim, of hij of zij het naar zijn zin heeft op het werk en hoe de balans tussen werk en privé is. Luister open en aandachtig naar de werknemer om de echte oorzaak van het verzuim te achterhalen. Wees je er als werkgever van bewust dat je persoonlijke problemen niet in het personeelsdossier mag opnemen. Wanneer er sprake is van een medische oorzaak van het verzuim, ga je hier tijdens het gesprek niet op in. Tenzij de werknemer dit zelf ter sprake brengt.

3. Maak samen een concreet actieplan

Wanneer de oorzaak van het verzuim is achterhaald, is de volgende stap een oplossing vinden. Vraag de werknemer om zelf met een passende oplossing te komen. Afhankelijk van de oorzaak kun je hier uiteraard hulp bij bieden. Maak daarnaast concrete afspraken en een planning met de werknemer en leg deze vast, zodat iedereen zich hier aan kan houden. Op die manier weten beide partijen waar ze aan toe zijn en wat de vervolgstappen zijn. Plan eventueel een vervolggesprek in, als er bepaalde zaken zijn die meer aandacht nodig hebben of als je bepaalde afspraken wilt evalueren.

Plan een periodiek verzuimgesprek in

Voorkomen is nog altijd beter dan genezen. Om frequent ziekteverzuim te voorkomen kun je daarom ook periodieke verzuimgesprekken inplannen met je werknemers. Doe dit bijvoorbeeld tijdens een functioneringsgesprek. Bekijk samen met de werknemer hoe vaak hij of zij zich heeft afgemeld in de afgelopen periode en bespreek eventueel of er aan de hand daarvan veranderingen moeten worden doorgevoerd.

Vond je deze blog interessant en wil je meer lezen over wat je als werkgever kunt doen bij frequent verzuim? Download dan ons “Handboek Langdurig zieke medewerker” of neem contact op.