088 0223888
info@amplooi.nlBlog
Hoe bewijs je als werkgever dat je genoeg hebt gedaan aan re-integratie?
18 juni 2026
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om alles in het werk te stellen om een zieke medewerker te laten terugkeren naar het werk. Maar wat betekent dat precies in de praktijk, en hoe laat je zien dat je aan die verplichting hebt voldaan? Dat zijn vragen die veel HR-professionals en leidinggevenden bezighouden, zeker wanneer een re-integratietraject langer duurt dan verwacht of dreigt te eindigen bij het UWV.
In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over re-integratieverplichtingen voor werkgevers. Van de wettelijke definitie van voldoende inspanningen tot het herstellen van een onvolledig dossier: je leest hier wat je moet weten om goed beslagen ten ijs te komen.
Wat betekent ‘voldoende re-integratie-inspanningen’ volgens de wet?
Voldoende re-integratie-inspanningen betekent dat je als werkgever aantoonbaar en actief hebt geprobeerd de zieke medewerker te laten terugkeren naar het werk, passend bij zijn of haar mogelijkheden. De Wet verbetering poortwachter (Wvp) schrijft voor dat je dit gestructureerd aanpakt, documenteert en tijdig bijstuurt wanneer de situatie daarom vraagt.
Concreet houdt dit in dat je samen met de medewerker een plan van aanpak opstelt, dit regelmatig evalueert en aanpast, en een bedrijfsarts of arbeidsdeskundige inschakelt zodra dat nodig is. De wet beoordeelt niet alleen of je actie hebt ondernomen, maar ook of die acties redelijk, tijdig en proportioneel waren. Een eenmalige poging om iemand te herplaatsen is dus niet voldoende als er meer mogelijkheden waren om te verkennen.
Belangrijk is ook dat de inspanningen in verhouding staan tot de situatie van de medewerker. Iemand met een fysieke beperking vraagt om andere interventies dan iemand met burn-outklachten. De wet verwacht dat je maatwerk levert en niet volstaat met een standaardaanpak.
Welke documenten moet je als werkgever bijhouden tijdens verzuim?
Tijdens een verzuimperiode moet je als werkgever een volledig re-integratiedossier opbouwen. Dit dossier is het bewijs van jouw inspanningen en vormt de basis voor de beoordeling door het UWV aan het einde van het tweede ziektejaar.
De volgende documenten zijn verplicht of sterk aanbevolen:
- De probleemanalyse van de bedrijfsarts (opgesteld in week 6)
- Het plan van aanpak (opgesteld in week 8, samen met de medewerker)
- Regelmatige bijstellingen van het plan van aanpak (minimaal elke zes weken)
- De eerstejaarsevaluatie (rond week 52)
- Het re-integratieverslag (opgesteld rond week 87, voor de WIA-aanvraag)
- Verslagen van gesprekken met de medewerker
- Adviezen van de bedrijfsarts of arbeidsdeskundige
- Bewijsstukken van ingezette interventies, zoals trainingen of aanpassingen op de werkplek
Zorg dat alle documenten gedateerd zijn en dat de inhoud aansluit bij de werkelijke situatie. Een dossier dat achteraf in elkaar wordt gezet of inconsistenties bevat, wekt wantrouwen bij het UWV en verzwakt jouw positie aanzienlijk.
Hoe beoordeelt het UWV de re-integratie-inspanningen van een werkgever?
Het UWV beoordeelt jouw re-integratie-inspanningen op basis van het re-integratieverslag dat je indient bij de WIA-aanvraag van de medewerker. Een verzekeringsarts en een arbeidsdeskundige van het UWV beoordelen of je als werkgever tijdig, actief en passend hebt gehandeld gedurende de twee jaar ziekte.
Het UWV kijkt daarbij naar een aantal concrete factoren:
- Zijn de wettelijke stappen op tijd gezet (probleemanalyse, plan van aanpak, evaluaties)?
- Zijn er reële re-integratiemogelijkheden verkend, zowel binnen als buiten de eigen organisatie?
- Is er een arbeidsdeskundig onderzoek uitgevoerd wanneer de situatie daarom vroeg?
- Zijn de adviezen van de bedrijfsarts opgevolgd, of is er een deugdelijke reden waarom dat niet is gebeurd?
- Is er tijdig overgestapt naar spoor 2 wanneer terugkeer naar eigen werk niet mogelijk bleek?
Het UWV hanteert het criterium van de “redelijk handelende werkgever”. Dit betekent dat je wordt beoordeeld op wat een gemiddelde, betrokken werkgever in dezelfde situatie redelijkerwijs had kunnen en moeten doen. Subjectieve intenties tellen minder zwaar dan aantoonbare acties.
Wat is het verschil tussen spoor 1 en spoor 2 re-integratie?
Spoor 1 richt zich op terugkeer van de zieke medewerker binnen de eigen organisatie, in de eigen functie of een aangepaste rol. Spoor 2 richt zich op re-integratie bij een andere werkgever, wanneer terugkeer naar de eigen organisatie niet meer realistisch is. Beide sporen kunnen gelijktijdig worden ingezet.
Spoor 1: re-integratie binnen de eigen organisatie
Bij spoor 1 onderzoek je welke mogelijkheden er zijn om de medewerker te laten terugkeren in zijn eigen functie, eventueel met aanpassingen in taken, werktijden of werkomgeving. Als dat niet haalbaar is, kijk je naar andere passende functies binnen het bedrijf. Spoor 1 heeft altijd de voorkeur, omdat het voor de medewerker vertrouwd is en voor de werkgever de minste kosten met zich meebrengt.
Spoor 2: re-integratie bij een andere werkgever
Wanneer spoor 1 geen reële mogelijkheden biedt, ben je als werkgever verplicht spoor 2 op te starten. Dit houdt in dat je actief zoekt naar werk bij een andere werkgever, passend bij de mogelijkheden van de medewerker. Een te late start van spoor 2 is een veelvoorkomende reden voor een loonsanctie. Het UWV verwacht dat je dit spoor tijdig inzet en niet wacht tot het tweede jaar bijna voorbij is.
Wanneer loop je als werkgever het risico op een loonsanctie?
Je loopt risico op een loonsanctie wanneer het UWV oordeelt dat je als werkgever onvoldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd. Een loonsanctie betekent dat je het loon van de zieke medewerker maximaal 52 weken langer moet doorbetalen, bovenop de gebruikelijke twee jaar.
Veelvoorkomende redenen voor een loonsanctie zijn:
- Te laat opstellen van de probleemanalyse of het plan van aanpak
- Onvoldoende of te late inzet van spoor 2
- Geen arbeidsdeskundig onderzoek laten uitvoeren terwijl dat wel nodig was
- Adviezen van de bedrijfsarts structureel negeren zonder onderbouwing
- Een onvolledig of inconsistent re-integratiedossier
- Te weinig concrete pogingen om de medewerker te herplaatsen
Een loonsanctie is niet alleen financieel pijnlijk, maar ook tijdrovend en belastend voor de relatie met de medewerker. Voorkomen is dan ook altijd beter dan herstellen, maar als het toch misgaat, is er in veel gevallen nog ruimte om de situatie te verbeteren.
Hoe herstel je een onvolledig re-integratiedossier nog op tijd?
Als het UWV constateert dat jouw re-integratiedossier onvolledig is, krijg je doorgaans een hersteltermijn van maximaal vier weken om het dossier aan te vullen. Gebruik deze tijd zo effectief mogelijk door direct actie te ondernemen en de ontbrekende stukken zo volledig mogelijk aan te leveren.
Concrete stappen die je kunt zetten:
- Vraag een arbeidsdeskundige om een spoedadvies als dat ontbreekt in het dossier
- Zorg voor een actueel en ondertekend plan van aanpak met recente evaluaties
- Documenteer alsnog alle gesprekken, acties en overwegingen die al hebben plaatsgevonden
- Start spoor 2 onmiddellijk als dit nog niet is gedaan, en leg dit vast
- Vraag de bedrijfsarts om een actueel advies dat aansluit bij de huidige situatie
Wees eerlijk en transparant in je aanvullingen. Het UWV beoordeelt niet alleen de inhoud, maar ook de geloofwaardigheid van het dossier. Een aantoonbare inhaalslag, ook al is die laat, weegt zwaarder dan een leeg dossier.
Hoe Amplooi helpt bij re-integratie en talentontwikkeling
Wij begrijpen hoe complex en tijdrovend het re-integratieproces kan zijn, zeker wanneer je als werkgever ook nog verantwoordelijk bent voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Bij Amplooi combineren we jarenlange expertise in re-integratie met een mensgerichte aanpak die verder gaat dan het afvinken van wettelijke verplichtingen. We helpen zowel werkgevers als medewerkers om het proces overzichtelijk, compliant en effectief te doorlopen.
Wat we voor jou kunnen betekenen:
- Begeleiding bij spoor 2-trajecten door gecertificeerde arbeidsdeskundigen en mobiliteitsexperts
- Loopbaancoaching gericht op het ontdekken en benutten van talent, ook tijdens of na een re-integratietraject
- Ontwikkeladvies op maat, zodat medewerkers niet alleen terugkeren naar het werk, maar ook groeien in hun nieuwe rol
- Persoonlijke talentcoaching voor medewerkers die vastlopen en nieuw perspectief nodig hebben
- Team talentcoaching voor organisaties die bredere vraagstukken rondom inzetbaarheid en werkgeluk willen aanpakken
- Ondersteuning bij het opbouwen en aanvullen van een volledig re-integratiedossier
Met meer dan 40.000 mensen die we hebben begeleid naar duurzaam werkgeluk en meer dan 3.000 bedrijven die op ons vertrouwen, weten we wat werkt. Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen? Meld je aan via ons aanmeldformulier of neem direct contact met ons op. We denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Mag je als werkgever een medewerker ontslaan als hij of zij niet meewerkt aan re-integratie?
Als een medewerker zonder deugdelijke grond weigert mee te werken aan re-integratie, kun je als werkgever de loonbetaling opschorten of stopzetten. Ontslag is pas mogelijk als je de medewerker eerst schriftelijk hebt gewaarschuwd en hem of haar de kans hebt gegeven de medewerking te hervatten. Het is sterk aanbevolen om in zo'n situatie een arbeidsrechtadvocaat of HR-jurist in te schakelen, zodat je procedureel correct handelt en je positie juridisch goed onderbouwd is.
Wat moet je doen als de bedrijfsarts en de medewerker het oneens zijn over de belastbaarheid?
Als er een conflict bestaat over de vastgestelde belastbaarheid, heeft de medewerker het recht om een second opinion aan te vragen bij een andere bedrijfsarts. Als werkgever ben je verplicht dit te faciliteren en de kosten te dragen. Zorg er in de tussentijd voor dat je het re-integratietraject niet stilzet, maar doorloopt op basis van de meest recente beschikbare informatie, en documenteer alle stappen zorgvuldig in het dossier.
Hoe vroeg moet je starten met spoor 2, en hoe weet je wanneer het moment rijp is?
In de praktijk verwacht het UWV dat je uiterlijk aan het einde van het eerste ziektejaar serieus hebt overwogen of spoor 2 nodig is, en dat je dit spoor tijdig opstart wanneer terugkeer naar de eigen organisatie niet realistisch blijkt. Een arbeidsdeskundig onderzoek — idealiter rond week 52 — helpt je om die afweging objectief en onderbouwd te maken. Wacht niet tot het tweede jaar bijna voorbij is: een te late start van spoor 2 is één van de meest voorkomende redenen voor een loonsanctie.
Geldt de re-integratieverplichting ook voor kleine bedrijven met weinig herplaatsingsmogelijkheden?
Ja, de Wet verbetering poortwachter geldt voor alle werkgevers, ongeacht de omvang van de organisatie. Het UWV houdt wel rekening met de redelijkheid: van een bedrijf met vijf medewerkers wordt niet verwacht dat er evenveel interne herplaatsingsmogelijkheden zijn als bij een grote organisatie. Juist voor kleine werkgevers is een tijdige overstap naar spoor 2 extra belangrijk, omdat de interne opties sneller uitgeput zijn.
Wat gebeurt er als de medewerker herstelt voordat de WIA-aanvraag is ingediend?
Als de medewerker volledig herstelt en terugkeert naar werk vóór de WIA-aanvraag, vervalt de noodzaak om het re-integratieverslag in te dienen. Zorg er wel voor dat je het dossier compleet bewaart, want bij een hernieuwd verzuim binnen vier weken na herstel geldt dezelfde ziektemelding — en dan telt de opgebouwde verzuimperiode gewoon door. Leg de herstelmelding en de terugkeer altijd schriftelijk vast.
Kun je als werkgever bezwaar maken tegen een opgelegde loonsanctie?
Ja, je kunt bezwaar aantekenen bij het UWV binnen zes weken na de beslissing. In het bezwaarschrift onderbouw je waarom je van mening bent dat je wél voldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd, bij voorkeur met aanvullende documentatie en een arbeidsdeskundig rapport. Het is verstandig om hierbij juridische ondersteuning in te schakelen, omdat de slagingskans sterk afhankelijk is van de kwaliteit en volledigheid van de aangeleverde bewijsstukken.
Hoe ga je om met een medewerker die psychische klachten heeft en moeilijk bereikbaar is tijdens het verzuim?
Bij psychische klachten zoals burn-out of angststoornissen is het normaal dat contact leggen moeizamer verloopt. Toch blijf je als werkgever verplicht om actief contact te onderhouden en re-integratiestappen te zetten, afgestemd op de belastbaarheid van de medewerker. Laat de bedrijfsarts bepalen in welk tempo en op welke manier contact en re-integratie verantwoord zijn, en documenteer elk contactmoment — ook als de medewerker niet reageert. Zo toon je aan dat je als werkgever actief betrokken bent gebleven, ook in een lastige situatie.
Gerelateerde artikelen
Ontvang onze nieuwsbrief
"*" geeft vereiste velden aan
Vragen? Wij zijn er voor je.
Meer weten over wat we voor je kunnen betekenen? Aarzel niet om te bellen of een bericht te sturen.
